ERP-Auswahl – Scheidepunkt zwischen Projekterfolg und Misserfolg

Ein typisches mittelständisches Industrieunternehmen entscheidet sich im Durchschnitt alle fünfzehn bis zwanzig Jahre für die Komplettmodernisierung seines ERP-Systems. Meist geschieht dies erst, wenn der Druck bereits immens groß ist und man mit dem vorhandenen System einfach nicht mehr weiterkommt. Die Technologie ist veraltet, das System ist nicht mehr erweiterbar. Anwender, Kunden und andere Geschäftspartner beschweren sich. Gesetzliche Anforderungen können nicht mehr erfüllt werden und so weiter.

Da keiner wirklich die Erfahrung hat, wie man an das Thema herangehen soll, wird die IT beauftragt, ein neues System zu evaluieren. Und bereits hier liegt ein verfehlter Denkansatz. ERP-Projekte sind im kern keine IT-Projekte, sondern Geschäftsprojekte. ERP-Systeme bilden vor allem betriebswirtschaftliche Prozesse ab. Die müssen im Vordergrund stehen. Die IT ist dabei lediglich ein, wenn auch wichtiges, Werkzeug. Konsequenterweise müssen bei der Auswahl also auch Menschen in der vordersten Linie stehen, die die Prozesse des Unternehmens verstehen und beurteilen können.

Wie sieht demgegenüber die Praxis aus? Die IT, oft der IT-Leiter selbst, macht sich auf den Weg und durchforstet erst einmal die Anbieterlandschaft. Manchmal werden zuvor noch funktionsorientierte Anforderungskataloge erstellt. Manchmal holt man sich dazu sogar noch einen Berater an Bord, der diesen Anforderungskatalog oft aus Standardbausteinen oder Excel-Listen zusammenstellt. Dann lässt man sich Systeme vorführen, meist ohne dabei einer klaren Agenda zu folgen. Was hat man am Ende gesehen? Eine Reihe bunter Bilder. Und anstelle von Erkenntnis hat man Verunsicherung gewonnen. Wenn so Auswahlentscheidungen getroffen werden, ist das Fiasko vorprogrammiert.
Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, bedarf es auch in der Softwareauswahl eines klar strukturierten Prozesses, der von einer dedizierten Projektmannschaft vorangetrieben wird. Es bedarf der Kompetenz in Fragen des formalen Vorgehens. Grundlage der Ausschreibung müssen die Prozesse des Unternehmens sein sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen an System und Anbieter. Die und nicht Funktionen stehen im Vordergrund. Das Verfahren muss von Anfang an so aufgestellt sein, dass ein Vergleich von Systemen und Anbietern möglich ist. Dazu gehören klare Maßgaben und Drehbücher. Und nicht zuletzt kommt es darauf an, die entscheidenden Menschen einzubinden. Den Schluss bildet ein professionell durchgeführtes Vertragsverfahren unter juristischer Begleitung mit der hier geforderten spezifischen Expertise.

So wird im Auswahlverfahren der Grundstein für ein erfolgreiches ERP-Projekt gelegt.

Mehr darüber sehen und hören Sie in unserem Video-Fachbeitrag dazu:
 
ERP-Einführung
 
Jürgen Richter
Jürgen Richter
Kompetenz in ERP und Unternehmensführung: Jürgen Richter betreut vorwiegend mittelständische Nahrungsmittel- und Pharmaunternehmen rund um das Thema ERP. Themenschwerpunkte sind Softwareauswahl, Verträge und die Führung von ERP-Projekten. Unser besonderes Kennzeichen ist, dass wir Unternehmen und Menschen durch den Veränderungsprozess führen.

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